Plánování a rozpočtování

Cílem plánování, nebo rozpočtování (dále jen plánování) je převod očekávaného vývoje do číselných údajů.

Vlastní proces plánování se odehrává mezi firemními segmenty (dále jen střediska) a firmou jako celkem. Střediska plánují očekáváné výnosy a náklady a firma zpravidla nutí svá střediska k navýšení výnosů a ponížení nákladů. Tento dohadovací proces trvá tak dlouho, dokud není nalezen jistý konsensus. Někdy to může skončit také kvůli tomu, že jednotlivé strany tohoto procesu jsou evidenční a výpočetní náročností tohoto procesu vyčerpány.

Tím nejdůležitějším však je schopnost vyhodnocení plnění plánu a jeho případná modifikace – tedy schopnost reakce na neočekávané vlivy ovlivňující plánované výsledky.

V dalším bude ukázáno na schopnosti Generátoru sestav – součásti ERP třídy BYZNYS, který v této oblasti nabízí jednoduché, intuitivní a sofistikované řešení této problematiky.

Budeme se zabývat těmito tématy:

  • –          Sestavení plánovacího formuláře
  • –          Sestavení střediskového plánu
  • –          Naplnění plánu daty
  • –          Realizace dohadného řízení
  • –          Práce s více verzemi plánu, modelování
  • –          Hodnocení plnění plánu
  • –          Modifikace plánu

Na úvod této stati je vhodné poznamenat, že Generátor sestav je aplikace, která je napsaná v MS Excel 2010 a vyšší. Tedy uživatel pracuje se sešitem MS Excel, který má zachovanou funkčnost, akorát toho umí o něco víc.

Sestavení plánovacího formuláře

Plánovací formulář je vlastně sešit MS Excel, který v sobě obsahuje definici struktury plánovacího formuláře. Přinejmenším je rozdělen na jednotlivé měsíce plánovacího období a segmenty nákladů a výnosů. Těmito segmenty rozumíme část nákladů definovanou jednotlivými analytickými účty. Možná podoba jednoduchého plánovacího formuláře doplněná základní výpočtovou logikou je na obrázku.

Sestavení střediskového plánu

Nyní nastává vlastní práce na sestavení plánu. Odpovědní pracovníci na základě znalosti historie, možností a potřeb svých segmentů vyplní tento formulář údaji a předloží je firmě ke schválení, spíše však k dohadování o reálnosti svých možnosti a minimalizaci svých potřeb.

Jenže!

Pokud vedení firmy vznese požadavek na změnu Obchodní marže Celkem bude to znamenat provedení změn ve 156 položkách, přičemž bude nutné zachovat proporcionalitu položek nákladů a výnosů a proporcionalitu meziměsíčních nárůstů. (změna Přidané hodnoty představuje změnu v 204 položkách, celkem 360 položek)

Toto vše prováděno ručně s perspektivou vícenásobného opakování této činnosti. (reálné plánování přitom obsahuje daleko více položek, než je v tomto příkladu uvedeno)

Co s tím?

Bylo by ideální nějak jednoduše a efektivně zadat hodnoty do plánu a pak mít možnost tyto hodnoty modelovat k výsledku, který potřebujeme. Zároveň abychom těch hodnot zadávali minimální množství, aby se vše dopočítávalo nějak samo.

Řešení – Využijeme schopnosti funkce ExC_Data_Hodnota()

Každou hodnotu v plánu lze identifikovat tím, že náleží:

  • k nějakému účtu, nebo skupině účtů
  • měsíci, nebo skupině měsíců (rok, kvartál)
  • firmě
  • roku
  • středisku, nebo skupině středisek
  • názvu plánu

Definujme, že tyto identifikátory jsou argumenty naší funkce. Vytvoříme list Definice a na něm společné argumenty pro sešit plánu našeho střediska.

Dále do buňky C3 vložíme vzorec tak jak je ukázáno na obrázku. Jednotlivé argumenty odkazují na buňky obsahující hodnoty argumentů. Funkce vrátí hodnotu na základě těchto argumentů. Odkud se hodnoty vezmou a jak se tam dostanou, nás nyní nebude zajímat je to problém aplikace. V řádku vzorce vidíte celou funkci včetně nastavení absolutních a relativních odkazů

Takto definované argumenty funkce načtou hodnotu za 1 účet a za jeden měsíc.

K načtení hodnot za více měsíců a účtů použijeme definici argumentů funkce dle dalších obrázků.

Vrácení tržeb do buňky C18- vyjmenované účty a jeden měsíc

Vrácení tržeb do buňky O3za všechny měsíce a jeden účet

Vrácení tržeb do buňky O16 za vyjmenované účty a všechny měsíce

Nyní máme připravený plánovací formulář (u ostatních tabulek jsme použily stejný postup).

Naplnění plánu daty

Nebudeme se zabývat zdrojovými daty – necháme to na aplikaci. Víme, že chceme, aby celková hodnota tržeb v plánu byla 120. Tak se prostě postavíme na buňku O16 a i přes to, že v buňce je, vzorec napíšeme do buňky 120. Dostaneme toto.

Co se stalo?

 Aplikace na základě hodnot argumentů vyhodnotila počet možných kombinací zdrojových dat, založila je, vyhodnotila jejich proporcionalitu a naplnila vypočtenými hodnotami. Stačilo k tomu zadat jedno číslo.

Standardní funkce MS Excel vždy pouze vracejí hodnotu spočtenou dle argumentů ze zdrojových dat. Pokud chceme výsledek změnit musíme modifikovat zdrojová data a pak znovu provést přepočet. Tady máte možnost zdrojová data modifikovat prostým přepsáním vrácené hodnoty. O to která data a jak modifikovat se postará aplikace samotná.

Obdobně vyřešíme meziměsíční nárůst a proporce mezi jednotlivými účty tím že přepíšeme hodnoty v řádku 16 – Tržby za zboží a sloupci O – Celkem. Aplikace vše rozpočítává, přičemž bere v úvahu proporcionalitu jednotlivých segmentů.

Výsledkem může být například toto:

Realizace dohadného řízení

Zdrojová data se ukládají ve speciálním formátu (CAOS) do databáze Acces. Uživatel vidí tato data jako jeden soubor. Uživatel může definovat umístění tohoto souboru. Umístění se definuje ve vzorci využitím argumentu Cesta.

Můžeme tedy definovat cestu do adresáře na firemním serveru jako další položku na listu definice a ve vzorcích odkázat argument cesta na hodnotu této položky. Potom pro každé středisko upravíme definici střediska a plánovací formuláře předáme zpracovatelům. Vzhledem k definici cesty budou všichni pracovat s daty na jednom místě, přičemž každý bude pracovat se svým segmentem dat. Zároveň zpracovatel celé firmy vidí data za všechna střediska. Zároveň má možnost se aktivně podílet na modifikaci plánu a to jak za celou firmu, tak za jednotlivá střediska, nebo skupiny středisek.

 

 

Práce s více verzemi plánu

Po skončení dohadného řízení dojde k vytvoření konečné podoby plánu. Protože jsou data uložená v jednom souboru, je možné a spíše vhodné tento soubor umístit do zálohy, nebo do adresářové struktury k tomu určené.

S plánem ve stávajícím umístění – pracovním lze nyní pokračovat v modelování, nebo verzování. Pokud model, nebo verze jsou hotovy tak se opět uloží do pojmenovaného umístění.

Přepínání mezi jednotlivými verzemi, modely se pak jednoduše učiní přes změnu hodnoty buňky, na kterou odkazuje argument cesta vzorců plánu.

Oprávnění a zabezpečení se řeší přes přístupová práva souborového systému.

Hodnocení plnění plánu

Vzhledem k tomu, že plánování a rozpočtování je součástí generátoru sestav, lze k zobrazení skutečných hodnot použít celou řadu funkcí, v našem případě bychom použili funkci BW_Hodnota_Uctu_Strediskove. Umístění skutečných hodnot a forma hodnocení je ponechána na potřebách uživatele a lze ji bez problémů modifikovat.

Modifikace plánu

Jak je zřejmé jakákoli potřebná modifikace je velice snadnou záležitostí z pohledu plánovacího formuláře. Prostým přepsáním čísla dojde k modifikaci zdrojových hodnot.

Závěr

Plánování a rozpočtování snímá z uživatele nutnost práce s detailními daty a umožňuje prostřednictvím definice argumentů pracovat na vyšší úrovni, kdy uživatel definuje proporcionality a požadované výsledné hodnoty. Vše ostatní je předáno do algoritmu aplikace ke zpracování. Tímto lze dosáhnout obrovské úspory času zpracovatelů a soustředit jejich pozornost na řešení skutečných firemních problémů.