Reporting a manažerské výstupy z ERP systému

Reporting je Jednou z důležitých firemních povinností.  Na základě reportingu vlastníci firmy, akcionáři a banky vyhodnocují stav firmy. Management firmy pak činí svá rozhodnutí a zásahy do vnitřních procesů firmy. Orgány státní správy sbírají podklady zejména pro statistické zjišťování. Reporting  má také vliv na jednotlivé pracovníky, kteří jsou na základě výsledků – dodaných reportingem odměňováni. Důležitost reportingu je tedy zřejmá a ještě více to platí o přesnosti v reportingu uvedených čísel.

V realitě samé reporting obnáší pověřeného pracovníka, nebo pracoviště, jejichž úkolem je zabezpečit plnění těchto povinností. Mají k dispozici sadu reportingových struktur a zabývají se jejich naplňováním. V tom nejhorším a nejčastějším případě prostě opisují data z ERP systému do tabulek. Při sofistikovanějším přístupu používají určitý stupeň automatizace. Tento je zpravidla velice choulostivý na změny ve struktuře jak samotných reportů, tak změny ve struktuře a složení zdrojových dat. Zpravidla jde o sestavy z ERP systému, které jsou vytvořené dle zadání firmy. Tyto však zase slouží spíše jako zdroj konsolidovaných dat.

V této fázi má reporting velmi nepříjemný nádech. V předložených výsledcích jsou hledány a ne zřídka nacházeny chyby. Předkladatelé jsou za předložené reporty převážně kritizováni. Zdůvodnitelnost předložených výsledků je dalším velikým problémem. A to vše bez ohledu na to, jaké úsilí si sestavení reportů vyžádalo.

Při hledání způsobu jak firmám pomoci s plněním reportingových povinností a zajištění manažerských výstupů byly nejdříve hledány společné charakteristiky a bylo zjištěno následující.

Úroveň manažerských výstupů

Manažeři potřebují rychlou, aktuální a zdůvodnitelnou odpověď na tyto otázky:

  • Jak na tom firma je
  • Proč tomu tak je
  • Kam zmizely peníze
  • Jak a kdy byly provedené úhrady faktur
  • A potřebují rychle rozvahu a výsledovku
  • A potřebuji si to vzít sebou pryč, kde mne nebude nikdo rušit

 

Úroveň reportingu

  • Reporty jsou většinou zpracovávány v tabulkách MS Excel
  • Každá firma má úplně jiné reporty
  • V konkrétních reportech dochází průběžně ke změnám struktur – řádků reportů; a ke změnám obsahu – přiřazení zdrojových segmentů k těmto řádkům
  • Zpravidla se opisují data ze sestav vygenerovaných v ERP systému
  • Hodnoty zapsané do reportu jsou velice obtížně zdůvodnitelné – vyžaduje to sestavení dalšího reportu

Co s tím? 

Ta data tam přeci někde jsou! Jen je vzít, něco s nimi udělat a uživateli je poskytnout v nějaké jednoduché struktuře a formě. To platí o manažerských výstupech.

Pro potřeby reportingu je nutné mít nástroj, který nějakým způsobem zautomatizuje načítání dat do reportingových struktur a zároveň bude schopen absorbovat změny jak ve struktuře, tak v obsahu.

Zároveň je nutné, aby bylo možné zobrazená čísla verifikovat – zdůvodnit jejich platnost. Dalším požadavkem je schopnost reporty někam odeslat, archivovat je a zejména umožnit zmrazení dat.

Velectěná data – aneb udělejte z hřbitova dat datový poklad

Hovořilo se zde o datech, respektive o přepisování jedněch čísel, nebo jejich součtů či z nich vypreparovaných segmentů do reportingů.

Každá firma disponuje jistým objemem dat, který je uchován v datových strukturách ERP Systému. Věnujme nejdříve pozornost datům finančního účetnictví. Data finančního účetnictví mají tyto vlastnosti:

  • Většina firemních činností najde v těchto datech svůj finanční odraz – proplacení závazku a úhradu pohledávky, zařazení majetku, nákup materiálu apod.
  • Jsou to nejpřesnější data, která ve firmě najdete – je to dáno samotnou strukturou podvojného účetnictví, kontrolní prací ekonomů, daňových poradců a auditorů
  • Mají svoji předem definovanou a čitelnou strukturu, jsou konsolidovaná

Logicky se nabízí možnost využít tato data jako zdroj pro proces – data – informace – znalosti.

Jak tato data využít.

Nejprve Je nutné data z ERP systému načíst, potom je zpracovat a připravit do struktur vhodných pro další zpracování, chcete li vytvořit jisté podoby datových kostek (ale není to tak úplně pravda). Vlastní načítání dat probíhá na úrovni databází a vyžaduje rozsáhlé znalosti struktur zdrojové databáze, podvojného účetnictví, metod pro přístup k datům, jazyka SQL a řadu dalších. Podrobnosti o této oblasti přesahují rámec tohoto článku a tak se jimi zabývat nebudu.

V dalším jde o formu a strukturu, do které budou data, informace a znalosti integrovány. Struktura musí být logická, jednoduchá a zdůvodnitelná. Jde také o schopnost data zpracovat tak aby jim porozuměl i člověk neznalý podvojného účetnictví. Tato struktura je určena manažerům, je tedy spíše nemodifikovatelná, ale uživatel v ní najde odpověď na všechny základní otázky tak jak bylo uvedeno výše. Nemusí nic vymýšlet a opisovat, vše má k dispozici na stisknutí několika tlačítek. Jeho úloha se omezuje na vydání pokynu k aktualizování zdrojových dat a na výběr firmy a roku, který chce analyzovat, vše ostatní je sestaveno a načteno automaticky na základě využití schopností aplikace.

V neposlední řadě je nutné akcentovat potřeby reportingu. Zde již potřebujeme pravý opak předešlého. Potřebujeme nástroj, který umožní efektivně vytvářet, modifikovat a měnit strukturu i obsah jednotlivých reportů a to vše při zachování verifikovatelnosti zobrazených dat. Nástroj, který dokáže reporty vytvořit, odeslat je cílovým skupinám a freezovat jak reporty tak zdrojová data k jejich případnému vysvětlování apod.

Tímto uděláte z odkladiště dat – ze hřbitova dat datovou pokladnici. Data, která sloužila jen jako úložiště informací požadovaných orgány státní správy se najednou změní ve zdroj aktuálních informací a znalostí o firemní ekonomice a mnohém jiném. Co je ještě cennější tato data se do manažerských výstupů nemusí zadávat, využijí se již jednou data do ERP systému zadaná.

Je to reálné ?

Ano, vše co zde bylo řečeno není jen akademický názor, spíše naopak. Vše co bylo napsáno je integrováno v aplikaci, která je napsána ve VBA for application, konkrétně v MS Excel a pracuje jako nadstavba nad ERP systémem třídy BYZNYS. Samotná aplikace pracuje tak, že na pokyn uživatele načte data ze zdrojové databáze a uloží je do vlastní databáze. Tato aplikace jen v momentě aktualizace pracuje v On Line napojení na zdrojová dat, jinak pracuje v Off Line režimu. Pro uživatele to znamená, že přijde do práce, napojí se na firemní data, stáhne si je do svého počítače a dále již nepotřebuje připojení na zdrojová data, vše má u sebe na notebooku, nebo nějakém výměnném médiu.

Dále připraví manažerské výstupy.

  1. Segment výstupů je tvořen finanční analýzou s originální strukturou, která odpovídá na první tři manažerské otázky a zdůvodňuje je
  2. Segment pohledávek a závazků zpracovává firemní údaje o závazcích a pohledávkách a jejich úhradách a předkládá uživateli tyto seznamy s možností jejich řazení a filtrování
  3. Segment zákonných výkazů umožňuje rychle sestavit a odeslat, nebo vytisknout zákonné výkazy ve standardním formátu.

 

Manažerské výstupy – finanční analýza

Úroveň reportingu

Zároveň jsou data připravena pro generátor sestav. Generátor sestav je vlastně standardní sešit MS Excel doplněný o schopnosti načítat data do buněk z databáze pomocí vlastních funkcí. Pro pochopení myslím stačí uvést syntaxi jedné z funkcí a obrázek:

= BW_Hodnota_Uctu_Strediskove(Firma;  Rok;  Analyza; Obl_Uctu; Obl_Obdobi; Obl_Stredisek)

Tím že je použit MS Excel a je zachována jeho standardní funkčnost dostává uživatel do rukou nástroj se kterým je jednak obeznámen, pracuje ve známém prostředí a navíc má možnost místo otrockého opisování dat (a generování neúmyslných chyb) tato data načítat do buněk na základě definovaných argumentů vzorců. Přičemž argumenty vzorců jsou zadány do vybraných buněk – pracuje se s nimi jako se standardními vzorci MS Excel. Tedy jakákoli změna struktury, nebo změna obsahu se velice rychle vyřeší vložením řádku, úpravou definic.

Tato aplikace se dosud podílela na řešení těchto druhů úloh:

  • Reporty zahraničním matkám ve formě US GAAP, nebo IFRS
  • Vlastní firemní reporty
  • Konsolidované výkazy napříč daty až 60 firem
  • Kontrola konsolidace – vyloučené náklady a výnosy, vyloučené pohledávky a závazky, vyloučené obraty rozvahových účtů

Je nutné se ještě zmínit o freezování dat. Po odeslání reportu jeho příjemci je nutné stávající stav, včetně zdrojových dat uložit tak aby bylo možné se k němu vrátit. A to je právě předmětem výše uvedené funkce.

Závěr

Tento způsob řešení manažerských výstupů a reportingu jednak využívá stávající data, která v systému již jsou a jednak odstraňuje opisování dat automatickým načítáním. Dále poskytuje kompletní komfort práce s tabulkami v MS Excel. Použitelnost systému je ve skutečnosti daleko rozsáhlejší. Data lze načítat ze všech struktur ERP systému i z databází jiných systémů, ale to již přesahuje rámec tohoto článku.

Důležité je, že se manažeři a pracovníci sestavující reporting většinu času nevěnují opisování dat, ale jejich kontrole a využívání.  Tedy činnostem jež jsou hlavní náplní jejich práce, efektivita jejich práce se posouvá někam jinam.